Con las nuevas tecnologías cada vez más presentes tanto en la vida diaria como en el ámbito laboral, han ido apareciendo gran cantidad de herramientas para las distintas plataformas móviles que pretenden ayudar a ser más productivos a la hora de afrontar las tareas pendientes. Las hay de todo tipo y tamaño por lo que algunas de estas aplicaciones organizadas en categorías se indican a continuación.
Listas To-Do
Empezar por una lista de cosas por hacer es siempre una buena práctica para no olvidar nada y estar organizado. Entre las aplicaciones existentes destacan Todoist, con su diseño limpio y la posibilidad de añadidos para los navegadores, aunque obliga a adquirir la versión de pago si se quiere disfrutar de toda su potencia; Wunderlist que está disponible para multitud de plataformas también, aunque esto puede repercutir en algún problema de sincronización entre unas y otras; o Any.do que permite añadir además información de configuración del recordatorio de la tarea, aunque a diferencia de las anteriores, no incluye una visión de calendario.
A tener en cuenta: estos sistemas son suficientemente completos como para permitir incluir mucha información en la lista por lo que la gestión de tanta información puede requerir más tiempo del que se está ganando con su uso. Hay que intertar ser concreto y conciso en las descripciones.
Las aplicaciones de listas permiten llevar encima las tareas pendientes de forma que estén sincronizadas, independientemente del lugar donde uno se encuentre y el dispositivo que se lleve.
Recordatorios
En la mayoría de los casos lo principal es no olvidar ciertas tareas a realizar, por lo que es muy importante utilizar una herramienta que realice estos recordatorios. En este sentido Google con su Gtask permite administrarlas sin problemas, con el añadido de integrarse perfectamente con el resto de sus sistemas como puede ser el correo o el calendario. Otra alternativa es LifeReminder que de forma sencilla permite crear un gran número de recordatorios para el día a día. Evernote es un caso especial, pues empezó permitiendo incluir notas con sus recordatorios correspondientes pero ha ido creciendo hasta convertirse en un completo sistema de gestión de listas, de proyectos, de notificaciones, etc.. Debido a la gran cantidad de posibilidades que ofrece mediante añadidos se podía incluir en cualquiera de las categorías aquí expuestas.
A tener en cuenta: casi todas las herramientas de productividad incluyen la posibilidad de recordatorios y notificaciones, por lo que su abuso puede ser contraproducente. Es mejor recibir solo las notificaciones importantes, por lo que tenerlas centralizadas en este tipo de sistemas es un acierto y un ahorro de tiempo.
Para que cualquier sistema de recordatorios funcione perfectamente lo más importante es acordarse de incluir en él las entradas correspondientes, algo que es más difícil de lo que parece.
Gestión de proyectos
Si lo que se quiere controlar es algo más grande y complejo, con tareas de distinta naturaleza, diferentes flujos de información, notificaciones y varias personas implicadas, es recomendable utilizar herramientas orientadas a la gestión de proyectos como Trello, muy útil para un uso colaborativo al permitir gestionar equipos y listas de tareas, donde se puede incluir todo tipo de documentos e información. Otra opción es Basecamp, que con su diseño sencillo e intuitivo resulta muy útil para tener una visión diaria de la evolución del proyecto. Orientado a los proyectos de desarrollo existe Assembla que se basa en el concepto de ticket asignable a los miembros del equipo. Se adapta a metodologías ágiles pero puede resultar algo complicado su uso inicial al no ser una herramienta tan intuitiva como otras.
A tener en cuenta: cuando hay varias personas implicadas en un proyecto es recomendable usar la herramienta más intuitiva o que mejor conozca la mayoría el equipo para evitar rechazos en su uso.
La gestión de proyectos puede ser lo suficientemente compleja para necesitar herramientas completas y robustas, pero lo que requiere sobre todo es constancia en su uso para que incluya la información actualizada de estado de las tareas.